Contents

Reports

You can build reports in APRO CRM involving the following elements:

  • objects;
  • activities;
  • deals;
  • contacts;
  • calls;
  • SMS.

To compile a new report, set its metrics and save them, so that your colleagues could use them as templates to build their own reports for different time lapses, applying various filters.

Please mote: to reach reports viewing and metrics addition/edition settings, go to Main menu — Settings — CRM — Reports.

You can build reports of two types: graph and table.

The graphical mode implies building a diagram of function f(T), where T stands for the time along the X axis.

To set the time lapse (from the initial T up to the final T) for the graph and its pace (dT = S (pace)), go to reports generation page (Main menu — Reports):

Here you can set:

1) time lapse for the graph and its pace;

2) filter by users/groups/groups of managers/departments, and use these filters to build sample allocation (see screenshot below);

3) type of graph.

Table reports display data in an unrestricted format: each cell is filled with a calculation formula f(t1, t2), where t1 and t2 represent the values of time as function parameters.

To build a report based on ready-made metrics, go to reports generation page (Main menu — Reports):

 

Creating metrics

Go to page "Reports", and click "New report":

Enter report title:

Add metrics (lines) to your graph:

Let's add a report on the total number of objects, and the number of new objects.

Add new filter to your metrics:

Вносим название и выбираем, по какому объекту будет идти фильтрация:

Настраиваем параметры фильтра:

Обратите внимание: в поля фильтров можно вносить данные переменных функции, т. е. времени и шага графика.

Справка по параметрам

Функция от времени
Переменные:
  T - значение функции от времени
  S - текущий шаг
  7day - число дней
  2012-01-05 - фиксированная дата

 

 Примеры :

1. Показать новые объекты, добавленные за каждый день

 Дата создания:

  • значение от : T
  • значение до : T + S

2. Показать активные объекты в каждый из дней

 Дата создания:

  • значение от : <пуcтое поле>
  • значение до : T

3. Выбрать записи недельной давности

Дата создания:

  • значение от : T - 7day
  • значение до : T

Т. к. нам нужен график "Общее число объектов", то у нас будет следующий фильтр (все объекты, созданные до каждой точки времени на графике):

Далее настраиваем, какие параметры нужно выводить. Это может быть количество элементов в выборке или функция с участием суммы значения некоторого поля:

Справка по параметрам

Результирующее выражение
Переменные:
  COUNT(*) - общее число записей
  SUM - сумма значений
  EXP - вычисляемое выражение
  field_NNN - переменная поля CRM

 Пример:
  - подсчет общего количества

  COUNT(*)

  - сумма определенного поля

  SUM(EXP('field_255'))

  - сложноe выражение

  (
    (
   (SUM(EXP('field_255 / 4')) * 56.1) +
   (SUM(EXP('(field_256 + field_255) / field_257')))
    
     )
  ) / COUNT(*)

В поле пишем форму функции. В ней могут быть вычисления из нескольких полей с разными параметрами:

Сохраняем. Далее составляем формулу из сочетания фильтров:

Получаем следующий график:


You may also be interested in: CRM Access Settings

Back to Contents


APRO CRM is a SaaS cloud solution and is hosted by our servers. The CRM is flexible and can adjust to your business needs. You will be getting all the necessary assistance from your personal adviser while using the system.